Jak robić listy zadań, by je realizować?



Listy zadań zmieniły moje życie. Nie, wcale nie żartuję. Odkąd zaczęłam je tworzyć, dużo więcej robię i lepiej rozplanowuję sobie pracę. Ale na pewno znacie ten problem, kiedy wieczorem spogląda się na listę i połowa rzeczy jest nieodhaczona. To irytujące i bardzo demotywuje, dlatego zaczęłam szukać sposobów na zwiększenie mojej efektywności. Metodą prób i błędów sprawdzałam różne metody i znalazłam te, które u mnie sprawdzają się najlepiej. 

Oceń czas i poziom energii


Niektórzy twierdzą, że najlepiej jest robić listy zadań jeszcze poprzedniego wieczora. Podobno wtedy jesteśmy bardziej zmęczeni i mniej entuzjastycznie do tego podchodzimy. Dzięki temu nie kusi nas, żeby planować za dużo. Może jest w tym trochę racji, ale ja po całym dniu na tej liście nie wpisałabym nic, bo jedyne o czym wtedy myślę, to odpoczynek. A jaka może być lepsza okazja do odpoczynku niż dzień, na który nic się nie ma w planach. Dlatego właśnie planuję rano, kiedy jeszcze jestem w stanie sobie wmówić, że warto ruszyć tyłek i zabrać się do pracy. Pierwszą rzeczą, jaką robię, jest ocena mojej energii. Zastanawiam się, czy to jeden z tych dni, kiedy gotowa jestem dać z siebie 200%, czy raczej będę wolała leżeć na kanapie i patrzeć w sufit. Moim zdaniem nie ma sensu iść całkowicie pod prąd i zmuszać się do wykonywania trudnych rzeczy, gdy nie ma się ochoty nawet na sięgnięcie po widelec w czasie śniadania. Następnie analizuję mój plan dnia i liczę, ile wolnego czasu jestem w stanie wygospodarować. Czasem jest to 5 godzin, a czasem 20 minut. To ma ogromne znaczenie przy planowaniu zadań.

Nie planuj dużych zadań


Na moich listach zadań nigdy nie ma punktów typu: wykonaj projekt, przeczytaj książkę itp. Bo takie ogromne zadania nic nie znaczą. Nie wiadomo tak na prawdę, co jest do zrobienia i ile mi to zajmie. Zadanie musi być konkretne i możliwie jak najmniejsze. No bo wiesz, słonia nie da się zjeść w całości. Dlatego wpisuję rzeczy typu: przygotuj 2 grafiki do projektu, napisz jeden post na bloga na temat..., przeczytaj 20 stron książki. Dzięki temu wiem, co mam zrobić i jestem w stanie ocenić, ile mi to może zająć.

Zasada 6 zadań


Czas nie jest z gumy. Nasze możliwości również. Nie pomagasz sobie, jeżeli twoja lista zadań ma 2 metry długości i już samo patrzenie na nią przyprawia cię o ból głowy. Dlatego warto stosować zasadę 6 zadań, czyli ustawienie limitów planowanych na dzień zadań. Kiedyś planowałam robienie ogromnej ilości rzeczy, ale niewiele z tego realizowałam. W końcu mnie oświeciło i wyciągnęłam z tego wnioski. Niezależnie od tego czy dzień będzie spokojny, czy  będzie się waliło i paliło, NIGDY nie uda mi się zrealizować większej ilości niż 6 zadań. Nawet gdy mam na to czas, prawdopodobnie nie będę miała ochoty. Żeby uniknąć wyrzutów sumienia, nie wpisuję więc na listę więcej zadań. 6 to liczba optymalna. Ruszamy do przodu, realizujemy zadania, ale nie jesteśmy ich ilością przytłoczeni. Od kiedy zaczęłam trzymać się tej zasady, na moich listach niewiele zadań zostaje niezrealizowanych.

Zacznij od czegoś prostego


Czasami wszystko jest idealnie, wiemy, co chcemy zrobić, ale mimo wszystko, ciężko nam zacząć. Niektóre szkoły mówią, by zacząć od najtrudniejszego zadania i mieć je z głowy. Inni mówią o tym najważniejszym. Próbowałam, żadna z tych metod się u mnie nie sprawdziła. Ale nie poddałam się i znalazłam własne rozwiązanie. Taki mały sposób na przechytrzenie wewnętrznego lenia. Na pierwszym miejscu zawsze wpisuję zadanie proste. Ba, zwykle tak niedorzecznie proste i szybkie do wykonania, że trudno jest mi znaleźć jakąś sensowną wymówkę, dla której nie mogłabym go zrobić tu i teraz. Takim zadaniem może być pościelenie łóżka czy umycie talerza po śniadaniu. Zajmie nie więcej niż minutę, więc po co to odkładać? A jak się zacznie, to już dalej jakoś idzie.

Planuj mniej


Jeżeli masz problem z tym, że na realizację zaplanowanych zadań brakuje ci czasu, przyczyną może być zbyt optymistyczne ocenianie swoich możliwości przerobowych. Zwyczajnie robisz wolniej niż myślałaś i nie ma opcji, żeby to przyspieszyć. Mam na to jednak radę. Gdy planujesz dzień, zrób listę zadań, a następnie wykreśl połowę z nich. Zostaw te najpilniejsze i najważniejsze. Połowę łatwiej zrealizować, a jeżeli zostanie ci trochę czasu i energii, nikt nie broni ci zrobić czegoś dodatkowego. Jeżeli jednak nic więcej poza plan nie zrobisz, to i tak masz 100% sukcesu i możesz być z siebie dumna. 

Nagradzaj się


Jeżeli do realizacji kolejnych zadań listy "to do" brakuje ci motywacji, dobrym sposobem jest wyznaczanie sobie nagród. U mnie to najlepiej sprawdza się teraz, podczas sesji, gdy muszę się uczyć, ale tak bardzo się nie chce. Ustalam sobie wtedy małe nagrody. Jeżeli będę uczyć się przez godzinę bez przerwy, po tej godzinie obejrzę jeden odcinek serialu. Jeżeli dokończę pisać ten podrozdział pracy, zrobię sobie coś pysznego do zjedzenia. Małe rzeczy cieszą, a że chcemy nagrodę dostać jak najszybciej, bardziej przyłożymy się do pracy. Uważaj tylko na pułapkę drobnych oszustw. Czasem pojawia się pokusa, by ta godzina jednak zmieniła się w 30 minut, a napisanie całego podrozdziału w napisanie jednego akapitu. Trzymaj się pierwotnych założeń i nie przyspieszaj nagrody, bo to wcale nie sprzyja efektywności. Szczególnie biorąc pod uwagę, że po otrzymaniu nagrody tracimy motywator i możemy czuć się trochę rozleniwieni.

Nie odpuszczaj 


Czasami nie ma lepszej rady na zrealizowanie listy zadań niż... zrealizowanie zadań. Wiem, czasem się nie chce, jest zmęczenie, coś nas rozprasza i w zasadzie to równie dobrze można byłoby to zrobić jutro. W takich chwilach po prostu trzeba wziąć się w garść i nie odpuszczać za wszelką cenę. Nikt nie mówił, że będzie łatwo. Czasem tylko nasz wysiłek może doprowadzić nas do celu.

Taki jest mój sposób na zrealizowane listy zadań. Która z zasad najbardziej przypadła ci do gustu i dlaczego? A może już wykorzystujesz niektóre z tych rad? Masz jakieś swoje triki, które pozwalają ci na trzymanie się planu?

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz